Skip to main content

หมวด: เริ่มต้นใช้งาน · คำศัพท์

ทำความเข้าใจสถานะเอกสาร

สิ่งที่ต้องเตรียม: ไม่มี สร้างได้เลย

ทุกเอกสารในระบบ ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า หรืออื่น ๆ จะมี "สถานะ" บอกว่าเอกสารอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว สถานะแสดงเป็นป้ายสีที่มุมของเอกสาร

สถานะมีอะไรบ้าง​

สถานะสีที่แสดงหมายความว่าแก้ไขเอกสารได้ไหม
ร่างเทาสร้างเอกสารแล้ว แต่ยังไม่ส่ง แก้ไขได้ตามสะดวกได้
รออนุมัติเหลืองส่งให้หัวหน้าตรวจสอบแล้ว กำลังรอการอนุมัติไม่ได้
อนุมัติเขียวผ่านการอนุมัติแล้ว พร้อมดำเนินการต่อไม่ได้
เสร็จสิ้นเขียวดำเนินการเรียบร้อยแล้ว ไม่ต้องทำอะไรเพิ่มไม่ได้
ยกเลิกแดงยกเลิกเอกสารนี้แล้ว ไม่สามารถใช้งานได้อีกไม่ได้
ไม่อนุมัติแดงหัวหน้าไม่อนุมัติ สามารถกลับไปแก้ไขแล้วส่งอนุมัติใหม่ได้ได้

ลำดับการเปลี่ยนสถานะ​

เอกสารจะเปลี่ยนสถานะไปตามลำดับนี้:

ร่าง → รออนุมัติ → อนุมัติ → เสร็จสิ้น

ถ้าหัวหน้าไม่อนุมัติ​

เอกสารจะเปลี่ยนเป็นสถานะ ไม่อนุมัติ สามารถกลับไปแก้ไขข้อมูลแล้วส่งอนุมัติใหม่ได้

รออนุมัติ → ไม่อนุมัติ → (แก้ไข) → รออนุมัติ → อนุมัติ

ถ้ากิจการไม่ได้เปิดระบบอนุมัติ​

เอกสารจะข้ามขั้นตอน "รออนุมัติ" ไปเลย:

ร่าง → อนุมัติ → เสร็จสิ้น

สถานะ "ร่าง" ทำอะไรได้บ้าง​

เอกสารที่อยู่ในสถานะ ร่าง ยังไม่ถูกส่งออกไปไหน จึงทำได้หลายอย่าง:

  • แก้ไข -- เปลี่ยนข้อมูลในเอกสารได้ทุกช่อง
  • ลบ -- ลบเอกสารออกจากระบบได้
  • คัดลอก -- สร้างเอกสารใหม่โดยคัดลอกข้อมูลจากเอกสารนี้

สถานะ "อนุมัติ" แล้ว ทำอะไรได้บ้าง​

เอกสารที่ อนุมัติ แล้วจะล็อกไม่ให้แก้ไข เพราะอาจมีเอกสารอื่นอ้างอิงถึง แต่ยังทำได้:

  • ยกเลิก -- ถ้ายังไม่มีเอกสารอื่นอ้างอิง เช่น ใบเสนอราคาที่ยังไม่ถูกสร้างเป็นใบสั่งขาย
  • สร้างเอกสารต่อเนื่อง -- เช่น สร้างใบสั่งขายจากใบเสนอราคา สร้างใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อ

ดูสถานะได้ที่ไหน​

สถานะเอกสารแสดงใน 2 จุดหลัก:

  1. หน้ารายการ -- คอลัมน์ "สถานะ" ในตาราง แสดงป้ายสีของแต่ละเอกสาร
  2. หน้าเอกสาร -- ป้ายสถานะด้านบนของเอกสาร

สรุป​

  • เทา (ร่าง) = ยังแก้ไขได้
  • เหลือง (รออนุมัติ) = รอหัวหน้าตรวจสอบ
  • เขียว (อนุมัติ/เสร็จสิ้น) = ดำเนินการเรียบร้อย
  • แดง (ยกเลิก/ไม่อนุมัติ) = ถูกยกเลิกหรือถูกตีกลับ