Skip to main content

ดูเพิ่ม: คำศัพท์

ขั้นตอนจัดซื้อ — จากใบขอซื้อถึงรับสินค้า

บทความนี้อธิบายขั้นตอนการจัดซื้อตั้งแต่ต้นจนจบ:

สิ่งที่ต้องเตรียม: ต้องมีผู้ขายและสินค้าในระบบแล้ว (สร้างผู้ติดต่อ)

ใบขอซื้อ → ใบสั่งซื้อ → รับสินค้าเข้าคลัง

ขั้นตอนที่ 1: สร้างใบขอซื้อ​

ใบขอซื้อเป็นเอกสารขอให้ฝ่ายจัดซื้อจัดหาสินค้า ยังไม่มีราคาและผู้ขาย

  1. คลิกเมนู จัดซื้อ > ใบขอซื้อ > สร้างใบขอซื้อ
  2. ระบบจะกรอก ชื่อผู้ขอ และ แผนก จากบัญชีผู้ใช้ให้อัตโนมัติ
  3. เลือก คลังปลายทาง — คลังที่ต้องการรับสินค้า
  4. เพิ่ม รายการสินค้า — ระบุจำนวน และ หน่วย
  5. คลิก บันทึกร่าง หรือ ส่ง

ส่งอนุมัติ (ถ้าตั้งค่าไว้)​

  1. คลิก ส่ง
    • ถ้า เปิดการอนุมัติไว้ → เอกสารจะเป็นสถานะ รออนุมัติ ผู้อนุมัติต้องกด อนุมัติ
    • ถ้า ไม่ได้เปิดการอนุมัติ → เอกสารจะเป็นสถานะ อนุมัติ ทันที

ถ้าผู้อนุมัติกด ไม่อนุมัติ ผู้สร้างสามารถแก้ไขแล้วคลิก รออนุมัติ เพื่อส่งใหม่ได้

ขั้นตอนที่ 2: แปลงเป็นใบสั่งซื้อ​

  1. เปิดใบขอซื้อที่ อนุมัติแล้ว
  2. คลิกเมนู สร้าง > ใบสั่งซื้อ
  3. ระบบจะเปิดแบบฟอร์มใบสั่งซื้อใหม่ พร้อมดึงรายการสินค้ามาให้
  4. เลือก ผู้ขาย — ระบบจะดึงข้อมูลที่อยู่และเลขผู้เสียภาษีมาให้
  5. กรอก ราคา/หน่วย ให้ครบทุกรายการ (คลิกที่ไอคอนข้างช่องราคาเพื่อดูราคาล่าสุด)
  6. เลือกภาษี และส่วนลด (ถ้ามี)
  7. เลือก สกุลเงิน (ถ้าสั่งซื้อจากต่างประเทศ ให้กรอกอัตราแลกเปลี่ยนด้วย)
  8. คลิก ส่ง เพื่อส่งอนุมัติ (หรือคลิก บันทึกร่าง เพื่อบันทึกไว้ก่อน)

ใบสั่งซื้อจะแสดงเลขที่ใบขอซื้อไว้ในช่อง อ้างอิงถึง

สถานะหลังอนุมัติ​

  • อนุมัติ — พร้อมสั่งซื้อจากผู้ขาย
  • เมื่อสร้างใบรับสินค้าบางส่วน → รับบางส่วน
  • เมื่อรับสินค้าครบ → รับครบ

ขั้นตอนที่ 3: รับสินค้าเข้าคลัง​

  1. เปิดใบสั่งซื้อที่ อนุมัติแล้ว
  2. คลิกเมนู สร้าง > ใบนำเข้า (ใบรับสินค้า)
  3. ระบบจะเปิดแบบฟอร์มใบรับสินค้า พร้อมดึงรายการสินค้าและคลังมาให้
  4. ตรวจสอบจำนวนที่ได้รับจริง
  5. คลิก ถัดไป เพื่อไปขั้นตอนสแกน

ขั้นตอนสแกน​

  1. ระบบจะสร้างบาร์โค้ดให้สินค้าแต่ละรายการ
  2. สแกนบาร์โค้ดเพื่อยืนยันการรับ (หรือข้ามขั้นตอนนี้ได้)
  3. คลิก นำเข้า เพื่อยืนยันรับสินค้า

ระบบจะอัปเดตจำนวนสินค้าในคลังให้อัตโนมัติ

สรุปสถานะตลอดขั้นตอน​

เอกสารสถานะที่ผ่าน
ใบขอซื้อร่าง → รออนุมัติ → อนุมัติ → สั่งซื้อบางส่วน → สั่งซื้อครบ
ใบสั่งซื้อร่าง → รออนุมัติ → อนุมัติ → รับบางส่วน → รับครบ
ใบรับสินค้าร่าง → เสร็จสิ้น

เส้นทางอื่นที่เป็นไปได้​

  • สร้างใบสั่งซื้อโดยตรง: ไม่จำเป็นต้องสร้างใบขอซื้อก่อน สามารถสร้างใบสั่งซื้อใหม่ได้เลยจากเมนู จัดซื้อ > ใบสั่งซื้อ
  • สร้างใบรับสินค้าโดยตรง: สร้างใบรับสินค้าแบบ "อื่นๆ" โดยไม่ต้องอ้างอิงใบสั่งซื้อ เหมาะสำหรับรับสินค้าที่ไม่ได้ผ่านขั้นตอนจัดซื้อ
  • รับสินค้าหลายครั้ง: ใบสั่งซื้อ 1 ใบสร้างใบรับสินค้าได้หลายใบ สำหรับกรณีที่ผู้ขายส่งสินค้าเป็นรอบ

เคล็ดลับ​

  • ดูราคาล่าสุด: ในใบสั่งซื้อ คลิกไอคอนข้างช่องราคา/หน่วย ระบบจะแสดงราคาที่เคยสั่งซื้อรายการนี้ครั้งล่าสุด
  • บันทึกภาษีซื้อ: หลังอนุมัติแล้ว เลือก ตัวเลือก > บันทึกภาษีซื้อ เพื่อบันทึกเลขที่ใบกำกับภาษี
  • พิมพ์ใบสั่งซื้อ: คลิก พิมพ์ เพื่อสร้าง PDF ส่งให้ผู้ขาย (รองรับทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ)